粮食储备行业存货内部控制调研与分析
【摘要】对于粮食仓储企业而言，加强并完善存货的内部控制制度，是确保粮食安全、管理高效的重要保障，作为粮食系统的央企，AB 公司直属库一贯秉承着「任流一滴汗，不坏一粒粮」的宗旨，因此，降低存货管理风险，唯有建立健全内部控制制度，才能实现企业价值的最大化。
【关键词】AB 公司直属库 存货 内部控制制度 建议
一、AB 公司概况
（一）AB 公司简介
AB 公司成立于 2000 年，注册资本 200 亿元。主业范围是粮油仓储、加工、贸易及物流，仓储技术服务与研究。AB 公司实行「三级架构、两级法人」的垂直管理体系，「三级架构」即总公司、分公司和直属库，其中总公司和直属库为独立法人。
（二）AB 公司组织结构
1.总公司
总公司对直属库的人、财、物实行垂直管理，公司总部设有 9 个职能部门，总公司在全国设立了 24 个分公司和 4 个子公司，上收及划转了 251 个直属库。
2.分公司
总公司在全国各省、直辖市设立了 24 个分公司，分公司作为总公司的派出机构，经总公司授权代表总公司负责管理辖区内的中央储备粮和直属库。
3.直属库
经国家有关部门批准同意，AB 总公司陆续划转上收了 251 个直属库，由总公司统一管理其领导班子、国有资产和财务。直属库是自负盈亏、独立核算的法人实体，直接从事中央储备粮收购、运输、储存、加工、销售及相关业务。
二、AB 公司直属库存货内部控制制度
（一）粮食采购
各库的粮食来源分为两个部分，一部分是各库执行各分公司下达的中央储备粮入库文件收购，另一部分则是直接从农户手中收购。采购环节的内控体现在粮食质量标准和入库前晾晒标准两方面。
在粮食采购的质量要求上，各库要进行粮食成熟年限的检查，储存时间要求因地域不同而有所区别，长江以南地区时间偏短，长江以北地区时间较长，食油 1 至 2 年，地下库粮食的储存时间，可根据质量情况适当延长。若经粮情检查不符合标准的粮食，一律上报反映情况，并立即停止粮食的收购。
从农户手中收购余粮时，除了要按各库收购粮食基本标准进行粮食储存年限的检查，同时要检查粮食中水分的含量和杂质的含量，及时进行粮食的化验，检验化验人员通过仪器检验和感官检验确保收购粮油的质量符合国家规定标准，并根据化验结果将粮食分等。
确认收购后，所收粮食必须经整晒达到国家标准后才可以入仓库储存。不具备整晒条件的库点，入库粮食必须经二次整晒达到国家标准才能入库。
（二）粮食入库
粮食入库环节的内部控制制度包括如下 6 个环节：
第一，接收上级指令。各直属库接到分公司下达的中央储备粮入库文件后，由综合科制定具体的入库计划和接收方案，并将信息传送给财务科、仓储科等。财务科、仓储科、资产管理科等做好资金、粮油接收人员、仓容、设备、器材等准备工作，调校各种检验、计量仪器设备，确保有效使用；批量采购时购销业务科填制入库通知单，负责通知仓储科、资产管理科等相关科室到货信息。
第二，粮食进门检查。送粮车辆到库，购销业务科的登记人员填写直属库调入粮油登记簿，对售粮企业或个人、到库时间、运输工具、车号、承运人、发货明细表号等情况进行登记。购销业务科业务员卸车前和卸车时应进行车体状况检查，例如苫盖有无异状、粮油有无漏雨、水湿、被盗、异味等情况，在卸车过程中检查粮油装具、铺垫物、缝口是否符合国家标准，有无撒漏、破损、污染、生霉变质及虫粮等情况，并登记作业记录。若发现异常情况则上报购销业务科科负责人和仓储科负责人。
第三，粮食质量检查。仓储科的保管员在粮油入仓验收过程中，发现质量问题应立即停止入仓，并及时通知计量检验人员，以确定是否存在质量问题。若经过二次检验，确认粮油确实存在质量问题，应立即通知购销业务科联系供应商协商处理；卸车后科室主管领导根据卸车前仓储科计量检验室的检验结果，按照粮食质量及水分的不同情况分别下达过筛、码垛及晾晒或烘干作业的指令。在作业结束后，保管员应及时通知仓储科计量检验室进行水分检验。检验员出具储备粮整晒检验报告，经检验员检验证明质量符合储备粮入库标准后方可入仓。
第四，粮食信息核对。购销业务科根据中央储备粮油计划入库情况编制入库通知单，传递给检验抽样人员，由抽样人员及时登记直属库调入粮油登记簿并组织抽样，抽样人员将所抽样品与直属库粮食样品标签送交检验人员进行检验。检验员按检验结果开具检验单并签字，检验主管对检验单复核后签字。检验单应及时送达仓储业务科和客户。如存在异议，应及时重新抽样进行检验。仓储业务科保管员在卸车过程中发现粮油质量问题，应及时通知检验员复检，最终结果以复检为准。
第五，粮食验收入库。司磅员根据地磅计量数据填写 AB 公司直属库入库磅码单，计量数据未经授权不得修改。直属库入库磅码单在经过计量主管审核后方可送达相关科室。保管员负责卸车时与发货明细表上记载的粮油品名、件数、重量等进行核对，查清有无错发、短件亏量等情况。仓储业务科业务信息录入员审核每日计量检验人员出具的直属库入库磅码单、直属库粮油质量检验单和司磅员每日汇总出具的入仓日进度表，若无异议则将信息录入微机中形成入库凭证。若有异议则反馈给计量检验人员。
第六，粮食信息登记检查。粮食入库结束后，各部门的相关人员就要对粮食的数量以及质量进行核对，若出现数量与原始凭证记载不一致的情况，要及时查找原因，进行相关调整。直接向农户收购的，财务结算员依据直属库入库磅码单、直属库粮油质量检验单，核对无误后，购销业务科开具粮油收购发票，并将粮款付给售粮人。
（三）粮食保管
粮食仓储保管流程的管理基本要求是 「一符」、 「三专」、「四落实」。「一符」是指账实相符，即统计账、会计账与保管总账相符；保管总账与分仓保管账相符；分仓保管账与货位专卡相符，专卡与库存实物相符。「三专」是指专仓（罐）储存、专人保管、专账记载。中央储备粮实行专仓挂牌储存，不得与其他性质的粮食混存；中央储备粮要由专人保管，实行岗位责任制。保管、检验人员均要持证上岗。「四落实」是指品种落实、地点落实、数量落实、质量落实。
第一，进行定期粮情检查。保管员负责粮食在储存期间的安全并严格按照《AB 直属库仓储精细化管理实施细则（试行）》的要求进行粮情检查，做到「有仓必到，有粮必查，查必彻底」，重点检查粮食的温湿度、水分、虫霉鼠雀等情况。检查后保管员负责将检查结果登记粮温检查记录、粮情检查记录、虫情检查记录，如发现问题应将检查情况及处理意见汇总至仓储业务科主管，仓储业务科主管如无法处理的应及时上报。
第二，粮情检查情况处理。检验人员每年 3 月和 9 月都要对库存中央储备粮质量进行全面检测，做好检测原始记录及检测报告，并将检测结果及时填入专卡。对检测为不宜继续储存的中央储备粮，要及时向分公司提出轮换建议。若发现虫情，保管员负责填写直属库危险作业申请单（熏蒸审批单），送交仓储业务科主管，由仓储业务科主管核实虫情后，在直属库危险作业申请单上签字，并签发直属库危险作业许可证。库主任每月至少检查一次粮情，并在粮情检查记录薄上签署意见。每次雨雪等恶劣天气前后，要组织人员做好预防措施及粮情检查工作。
第三，定期粮食盘点。保管员每月对所管仓位储备粮油进行月度盘点，一般以当月月末为时点。盘点中由保管员实施清点工作，统计员进行监盘。盘点结束后根据盘点结果编制直属库粮油收支库存月报表，并由保管员和统计员签字确认。仓储业务科主管组织安排各组保管员进行储备粮油年度盘点。由保管员实施清点工作，统计员进行监盘，同时财务科、仓储业务科应组成检查小组对库存粮油进行抽盘。盘点结束后根据盘点结果编制盘点明细表，并由保管员、统计员和检查小组成员共同签字确认。
（四）粮食出库
粮食出库的环节包括三项内部控制措施：
首先，接收通知并做好出库准备。各直属库接到分公司下达的中央储备粮出库文件后，由综合科制定具体的出库计划和出仓方案，并将信息传达到财务科、仓储科。相关科室做好人员、器材、资金的准备，在购粮单位到达后，签订 AB 公司粮油购销合同。
其次，单据传递与粮食出库准备、购销业务科收到财务科传递的收款收据后，通知仓储业务科，由仓储业务科填制中央储备粮油出库计划安排表，负责通知各相关科室（购销业务科和资产管理科）出库信息。检验员对出仓粮食进行检验时，出具粮油销售出库检验报告一式三份，第一联存档备查，第二、三联分别送交监管科、购销业务科各一份。购粮车辆到库，购销业务科的登记人员验证已支付定金或售粮款票据后，填写直属库调出粮油登记薄，对购粮企业或个人、到库时间、运输工具、车号、承运人等情况进行登记，并按照合同约定的出库数量实行总量控制。购销合同执行完成、售粮款全部到账后，财务结算人员根据直属库出库磅码单、直属库粮油质量检验单、中央储备粮油发货明细表、中央储备粮油购销合同，开具粮油销售发票。
然后，粮食出仓。出仓过程中，由保管员、司磅员、购销业务科主管依据中央储备粮油出库计划安排表和直属库出库磅码单，对出库粮油进行总量控制，并在直属库出门证上签署意见。粮食出仓后，相关人员要及时核对出库粮食总量。当实际与记载数量不一致时，对确因保管等客观原因造成的合理损耗，要及时填写直属库粮油溢损报单，并按规定调整账卡。
最后，粮食离库，信息登记记录。直属库与运输单位或个人签订运输协议，明确运输责任。运输车辆装车完毕，仓储科保管员进行封车检查，由购销业务科开具出门证，写明车号、品种、件数、购粮单位或个人。库外交接人员检查封车情况，司磅员进行检斤，出具粮食出库计量单，购销业务科业务员根据粮食出库计量单开具出门证，发现异常情况的要及时向相关科室汇报处理。
三、AB 公司直属库存货内部控制分析及启示
（一） AB 公司直属库存货内部控制制度设计可供借鉴之处
1.三重质量控制
在粮食采购方面不仅要求通过检验人员对粮食质量的化验，而且在粮食进门入库前，抽样员还要对刚购进未入库的粮食进行抽样化验与检测，粮食入库后，检验员不定期对粮食质量进行抽查，每月对粮食都要进行一次通风作业与粮情检查，对于发生的霉变与陈化的粮食能及时地了解情况，同时按时进行通风、熏蒸、防虫等作业，切实保证了国家粮食的质量与安全。
2.各部门信息沟通顺畅
仓库保管员将粮食入库后，财务科、仓储科、综合科都会将这笔业务的数量、质量、保管仓位等重要信息记入各类账户上，在粮食保管过程中，这三个部门每月终了都会对粮食进行三账核对，确保粮食的保管安全。
（二）AB 公司直属库存货内部控制制度执行尚有待完善
1.三账设置及核对不及时
部分直属库在粮食入库后相关部门未进行财务账、统计账、保管账的设置，或设置不全；虽将账户设置齐全但每个月未进行三账核对；或是进行核对后由于统计上未登记粮食存储数量，导致财务账和保管账与统计账产生差异；年末未对粮食进行三账核对；储备粮保管账总账与分仓台账实存数核对后存在差异；业务科未设置分仓保管明细账和保管总账；保管总账未装订成册，不便于检查及翻阅，容易造成资料丢失。
2.粮食出入库损耗比例较高
轮换中粮食入库流程损耗比例较高；直属库填制的部分商品粮出库登记检验检斤单中，登记员和检斤员未签字，且未标明出库数量；仓库无专卡、粮情检查记录本、熏蒸记录本或通风作业记录本；直属库未按照分公司的要求及时的进行粮食的通风、杀虫、熏蒸；仓库粮情检查、专卡等记录不规范或不完全，如无入仓时间、产地、收获年度、检测记录，或记录内容与实际不相符；部分保管记录未由前任保管员移交至后任保管员。
四、结束语
设计和实施是内部控制真正落地的两个必要方面，缺一不可，经过对 AB 公司内部控制的了解与分析，不难看出，直属库存货的内部控制制度尽管全面而严谨，但是有诸多的措施还未真正落实，企业内部控制建设是一项任重道远的工作，并且，没有百分之百完美的内部控制制度，唯有不断总结，才能逐步消除内部控制建设中的不足，真正实现内控的目标和使命。
参考文献
[1]叶雪芳.美国 COSO 报告报告及对我国内部控制的启示[J].商业经济与管理，2003（3）.
[2]江启发.对中储粮内部控制制度建设的思考[J].Commercial Accounting，2007（3）.
作者简介：关品（1984-），男，湖北潜江人，新西兰坎特伯雷大学学士学位，湖北尝香思食品有限公司总经理，主要从事市场营销研究。
（责任编辑：陈岑）
作者 关品