办公室工作精细化管理难点和对策分析
作者
摘要：企业办公室工作管理，就好比整个企业管理的润滑剂，适量的润滑可以使企业这部运转的车轮转得更轻、更稳、更快。论述办公室工作精细化管理的难点和对策。
关键词：精细化管理；难点；对策
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1672-3198(2011)04-0141-01
1、引 言
企业要发展，要做大，必须有一个英明的决策层，制定高远的企业规划；必须有一个坚实能干的团队，并具有很强的执行力。企业在运作过程中如同一个转动的车轮，所有零部件必须严密结合，充分发挥本身的作用，才能跑得快，跑得稳；才不会在跑动的过程中散架。而行政工作管理工作就好比润滑油。
企业行政管理广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面；狭义上指以行政部门为主，负责行政事务和办公事务。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、秘书工作、公文管理、会议管理、涉外事务管理、办公物品管理，还涉及生活后勤管理、车辆、安全保卫管理等等。企业行政工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间形成密切配合的关系，使整个企业在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率，完成企业目标发展任务。行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂，它涉及到企业内部上下左右、里里外外的沟通和协调。管理、协调、服务是行政管理在企业中的三大功能，其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。由于行政工作的繁杂性，稍有一个细节安排不周或处理得不细，都会带来不良的影响，有时还会坏了企业大事，甚至会引发上级单位对一项重要决策的变更。因此，企业行政工作关键在于“细”，在于“精”。行政管理工作更应加强精细化管理。精细化管理是以精细操作的管理为基本特征，通过提高职工素质，克服惰性，强化链接，协作管理，从而提高一个企业、一个部门整体效益的管理方法。通俗地讲，精细化管理体制就是由过去的粗放型管理向集约型管理的转变，是一种意识，一种观念，一种认真的态度，一种精益求精的文化，也是我们在做好各项工作中需不断追求并持之以恒坚持不懈的理念。企业的每一位职工都是企业精细化管理的对象、载体和参与者，都是企业精细化管理的主体和实施者，只有每个人都参与到此项管理中来管理工作才能高效开展，高质量完成，精细化的管理才有可能落到实处，得到实现。在企业办我们已经进入了精细化时代。竞争莫过于精细，成功更在于细节，“细节决定成败”。这里侧重谈办公室工作的精细化管理。
2、办公室工作精细化管理的难点
2.1岗位职责不清，缺乏沟通
办公室岗位众多，如果没有明确的岗位职责，容易造成有的工作交叉重叠，有的岗位工作又出现空白。只有确定了每个岗位的岗位职责，才能使办公室工作面面俱到，做到既无重叠又无空白。但是办公室工作又是需要密切合作的办公室人员除了需要完成本岗位工作之外，还需要具有相互帮助、共同协作的精神。
2.2办公室人员队伍效率低
办公室工作除了对专业理论水平的要求外，更多的需要经验的积累和高度的责任感，对岗位工作和领导交待的事项必须要一件不落地按时高质量完成。办公室工作中最忌讳懒懒散散、办事拖拖拉拉，因为办公室工作基本都是时限性比较强的工作，办事效率太低就会误事。
2.3没有建立办公室工作“法治”秩序
为了做好纷繁复杂的办公室工作，办公室的领导不能一会儿左一会儿右，毫无头绪地整天瞎忙；或是被领导一会儿支到东，一会儿支到西；结果村村起火，处处冒烟，费力不讨好，不知道自己整天都忙了些什么。办公室的领导应该有“泰山崩于前而色不变”的定性，不管风吹浪打，胜似闲庭信步，有自己的主见，能够根据事情的轻重缓急，做好安排，指挥若定。
3、办公室工作精细化管理的对策
3.1精细化管理要体现在办公室职工意识的增强、细节的落实当中
精细化管理是一种新的管理模式，它不仅可以全面提升部门的管理水平，也可以有效地提高职工工作的主动性、积极性和工作效率。尤其是办公室工作，事务繁杂，被动性强，突发性工作多，不论服务领导还是对上接待，不论督查、督办还是上情下达，稍有疏忽或大意，就有可能造成损失或铸成大错。在实际工作中，我们要通过组织大家一起认真学习、体会、探讨精细化管理工作，充分认识精细化管理的重要意义，教育引导职工立足本职、脚踏实地，养成精益求精、严密细致的工作、学习习惯，使精细化管理的理念逐步深入人心，从而贯穿每个职工工作的始终。为此，办公室人员要切实增强三种意识：
首先，要增强责任意识。这是做好办公室工作的保证。办公室工作头绪多，而且每项工作都很重要，尤其是对全局性的工作更是要思考在前、服务在先，将责任意识融入到工作中来，讲质量、讲效率，积极主动保质保量，坚持“谁工作、谁负责”的原则，把各项工作落到实处。力求达到“零失误”、“零缺陷”。
其次，要增强精品意识。这是做好办公室工作的根本。办公室不论办文、办事，都要严格地遵守程序，尽量把每一项工作、每一个细节都做得尽善尽美：办文要办成美文佳作，办会要办得圆满成功，办事要办得无可挑剔。
再次，要增强创新意识。这是做好办公室工作的动力。办公室人员要从大局出发思考每一项工作，在工作中不断探索行之有效、灵活多样新的工作方法和手段，积极适应领导独特的工作理念、工作思路和工作作风，将服务升华为一门艺术，真正发挥好助手作用。在工作中，有些同志认为自己的工作平凡、单调、简单，所以思想上会忽视其重要性，行动中难免疏忽大意。殊不知，我们无论在哪个岗位，无论做什么工作，都是办公室工作的一部分。“千里之堤，溃于蚁穴”的故事正说明细小环节的重要性。思想是行动的中枢，只有思想上重视了，行动中才能重视。培养工作人员的责任意识，是精细化管理中不可缺少的一部分，它能促使我们在工作中采用缜密思维，提高工作效率，确保工作成效。我们的工作中看似琐碎，但这些鸡毛蒜皮的小事成就了许许多多的大事，所谓“不积跬步无以至千里”，“不积小流无以成江海”就是这个道理。因此，工作中我们要实实在在从基础抓起，关注小事、琐事，从小事、琐事做起，把小事、琐事做好。学会从一个文件、一个印鉴、一個电话、一个微笑做起，从细上着眼，小处着手，从精上下功夫，实上做文章，真正使每个职工都懂得并看到精细化管理所带来的良好效果，确确实实树立起精细工作的态度，将精细化管理的理念融入到各自的日常管理、学习、工作当中，促使办公室各项工作扎实、稳定、有序地推进。
3.2精细化管理要体现在办公室制度的制订、严格的考核当中
精细化管理要求每一位职工的工作都要精细化、规范化、标准化。如果我们在工作中，只是一味地要求大家这个精细化、那个精细化，而没有严格的奖惩、考核办法、规定做保证，没有好与差的区别，没有量化的标准来衡量，必然导致精细化管理工作落不到实处，甚至流于形式。“无威不足以立规，不惩无人守规”。因此，在实际工作中，我们应分别结合办公室各类工作制定相应的工作标准与职责要求，把它作为对每一个职工做好本职工作的考核依据，将其工作业绩与效益工资挂钩，把工作业绩作为标尺来衡量办公室工作人员的工作成效、贡献大小。坚持用事实和数据说话，而不是单纯凭主观印象来评价，使办公室每个成员都能各司其职、优质高效地完成各自承担的工作任务，实现人人有事做、事事有人管的管理目的。在此基础上，再付之于严格的监督考核，既激发了职工的工作热情与工作积极性，也大大推动了部门的精细化管理工作。首先，严格的监督考核可以实时了解各部门、人员在规章制度、工作任务以及计划进度等方面的落实情况，有利于进行评比表彰，建立约束机制和激励机制，达到激励先进，鞭策后进，严格奖罚的目的。其次，严格的监督考核有利于抓进展找差距。对工作计划、工作任务和重要工作部署落实、进展情况进行严格监督考核，可以确保每一项工作都得到具体落实和实施。对工作启动慢，未能按计划完成工作等情况，严格的监督考核有助于发现问题所在，找出差距，及时改进工作方式方法，从而以精细的管理促进办公室各项工作的圆满完成。
总之，精细化管理是精在事前，细在过程，意在结果的管理理念。企业办公室工作人员要以精细管理的工作理念，积极上进的工作态度，笃思善学的工作作风，精益求精的精神，扎扎实实地做好每一项工作，认认真真地对待每一件事情，力求把工作做实、做细、做好、做精。无论办文、办会、办事，都力争做到高标准、严要求，好上加好，力求零失误。只要把精细化管理工作真正落到实处，企业办公室工作就会做得更好。
参考文献：
[1]林雪梅，浅谈企业办公室工作管理的精细化，四川水力发电，2006，(4)
[2]陈永丽，浅谈企业办公室工作中的精细化管理，办公室业务，2007，(6)
作者 刘恩龄