档案信息化建设现状及其意义探讨
摘 要：随着 21 世纪信息技术的不断发展，人们逐渐开始使用计算机网络技术进行档案管理，这也促进传统的档案管理体制开始发生转变，档案信息化建设已经是新世纪下档案管理工作的主流方向。立足于对档案信息化建设的基本概况的介绍和分析，并结合多年的档案管理工作经验，希望提出促进档案信息化建设有积极意义的建议。
关键词：档案信息化建设；现状分析；意义
中图分类号：F49
文献标识码： A
文章编号： 16723198（2013）13017602
1 档案信息化建设基本概况
1.1 档案信息化建设的内涵及其主要内容
（1）档案信息化建设的内涵。档案信息化是通过运用现代计算机和相关信息技术实现档案信息资源的规范化管理以及有效共享、利用与开发。档案信息化建设以档案的信息资源建设为核心，以档案的网络建设为平台，以扩大档案信息资源的开发利用程度为目标，以加快推进信息管理标准化、档案资源数字化和信息服务网络化的进程，促进档案工作的健康有序地发展。档案信息化建设为社会各项建设服务其实就是以档案网络建设为前提，以信息人才储备为基本，以实现档案信息资源社会共享的目标。从其发展源头来说，档案信息化建设本质上就是档案实现社会信息化的过程，具有重大的社会意义。
（2）档案信息化建设的主要内容。档案信息化建设是一项需综合运用专业和多种学科知识，多个部门相互协调运作以及多个环节相配套运行的复杂系统。信息化建设的内容主要包括以下两个方面：其一是狭义上的信息化，这是指将近期规划和长远目标，采取先易后难、循序渐进的方式使档案自身的内容信息化，从纸质实物的形态，变成电子的形态；其二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等诸多方面的信息进行融合处理的信息化，广义档案信息化建设主要包括以下五个方面：基础设施的建设、档案信息资源的建设、应用系统的建设、标准规范的建设和人才队伍的建设，本文主要是从广义上去解读。
1.2 档案信息化建设的必要性
档案信息化建设指的是通过采用计算机和信息化技术使档案管理工作的现代化水平得到一定的提高，通过对档案管理的新情况进行再分析和思考，在特定的网络环境中制定明确的档案管理与服务的基本制度与规范，从而达到档案信息社会化的功能。传统的纸质形态的档案管理不易进行长期的保存，为了避免档案受到虫蚀和受潮等的危害，改善档案的保存环境，易产生较重的保管费用，而且纸质档案基本是没有备份，档案资料一旦丢失就难以弥补。还有，在对档案资料进行多次查阅后，会大大增加资料的折旧度，造成纸质档案的受损，不利于档案管理工作的顺利开展。而档案的电子化和信息化可以弥补纸质档案的这些缺陷和不足，促进档案管理工作健康有序地发展。
2 档案信息化建设的现状分析
2.1 基础设施和硬软件环境比较薄弱
档案信息化建设需要配备就完善的基础设施和硬软件环境，例如需要容量较大的服务器，一定数量的计算机，完整的数据库和局域网等硬件条件。同时，还要对档案管理的软件进行开发，对网络进行日常维护和管理，具备这些条件需要大量的资金投入。但是目前阶段，我国的档案管理机构的收入主要由国家来提供，资金来源十分有限，很难对档案管理的硬软件建设进行充足的投入。此外，档案信息管理录入的数据错误较多是较为普遍的现象。有的档案管理人员为了应付达标或者上级检查，在数据录入时搞突击，没有进行及时地检查和校对工作，影响档案管理工作的质量。
2.2 档案信息化建设的标准滞后
虽然我国在档案管理工作方面颁布了许多标准，但是关于数字化和信息化标准的规定少之又少，大部分涉及的是音像制品和纸质形态的档案。档案的信息化建设主要就是数字化的建设，因此，我国的相关标准显得比较滞后。同时，档案信息化的理念还比较滞后。我国有些档案管理人员的观念欠缺，对档案工作不够重视，以至于有限的投资费用得不到有效的使用，不利于档案管理工作的顺利进行。由于档案管理人员的管理意识比较薄弱，在对档案信息化建设的工作中，落后的管理观念容易导致各种不规范的操作行为，会阻碍档案信息化建设工作的进程，不利于档案信息化的机制的早日构建。
2.3 管理人员专业素养的欠缺
当前，新世纪下的档案管理工作人员相当部分都不是专业的档案管理人员，很多都是身兼数职，专业素养比较差，大多对档案手工操作比较熟悉。但是，对电子档案和文件的汇总、利用以及保存等多方面的数据工作还不够熟练，更加没有对数据进行维护、对程序进行设计的创新理念，这大大降低了档案信息化建设的工作进程，无法有效地优化配置相关信息资源，进而达不到社会发展的要求。此外，有的档案室的机读目录有成千上万条，可是管理人员并未做相关备份处理，有的甚至不知道对数据进行备份。这会造成数据库的安全性和保密性的缺失，有别于档案信息化的建设。
2.4 电子文件的管理工作没有秩序
在信息化迅速发展的情况下，档案的管理工作已经开始向信息化建设的方向发展，但是档案电子文件的管理工作仍处于「真空」的状态，例如对档案信息实行「双轨制」，因档案存储空间的不足，不得不清除了大量的档案电子文件，极大地破坏了档案信息的完整性和统一性，具有相当程度的不规范性。
3 档案信息化建设的意义
3.1 档案信息化促进档案工作标准规范体系的完善
信息化建设是一项系统性工程，包括基础设施、信息资源、应用系统、安全管理、标准规范和人才培养的档案信息化。档案信息化工作的开展要依靠建立健全档案管理和电子文件管理标准体系，需要自成体系的制度和规范作为支撑。目前，我国传统的档案管理的标准规范和制度比较健全，但在数字信息化环境中，这些标准规范需要重新规划，诸多标准制度和规范需要按照信息化数字化环境的要求进行转变。同时，对于实时归档、存储管理、载体转换、数据迁移和实时发布等大量信息化新型业务内容，这些都需要对应的标准规范来规制。目前，我国已依据信息化发展的现状，适时发布了一些关于电子文件管理的标准和规范，有效地对信息化建设进行指导。
3.2 档案信息化进一步推动传统档案管理业务的变革
信息化环境下，档案工作的载体对象发生了变化，使传统档案的纸质载体形态开始向数字化形态转变，档案管理的手工环境开始向数字环境转变。因而，档案工作的管理方式、理念和流程等多方面都发生了显着的改变。随着档案信息化的进一步发展，手工操作的传统档案管理方式已经无法适应新形势的发展，在归档、目录编制、统计、档案信息和开发利用等众多管理流程都要因时而异，档案管理工作需要通过运用计算机技术来开展，例如利用计算机技术进行辅助立卷、存贮与检索、自动标引、编目、统计、借阅、库房管理等，并能使传统档案管理的各个业务环节有机统一，有利于提高档案工作的效率。信息技术给档案的检索利用提供了良好的载体，档案资源目录数据库的建设，根本改变了传统档案目录形式和检索方式，档案网站的开发，为档案信息的编研和展示形式注入了新的方式。因此，大力推动档案信息化建设，将对传统的档案事业的建设与发展产生质的影响，对于档案管理模式的创新大有裨益。
3.3 档案信息化建设将为社会提供更多更有效的服务
早在 2008 年，国家档案局就提出了建立「覆盖人民群众的档案资源体系」和「建立方便人民群众的档案利用体系」的要求和标准，这也是新时期下给档案信息化提出的新的任务和方向。从信息化建设的角度来看，档案资源体系的建设最终是为档案服务体系建设服务的，服务体系的完善需要资源体系来提供基本信息的保障，因而档案资源体系建设是档案信息化服务的核心内容之一。档案信息化的根本目标是实现档案信息资源的社会共享，信息化和数据化凭借先进的技术手段和理念最大范围和速度实现了档案信息的资源共享。提升档案信息资源的社会公信力，为经济社会的发展提供战略性信息资源保障，也为社会公众提供档案信息保障。
参考文献
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作者 徐丽艳