出版社内部控制制度存在的问题及对策建议
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【摘要】目前，中国国内大部分出版社在内部控制制度建设方面依然存在较多问题。有相当一部分出版社尚未建立内部控制制度；有的虽然建立了，但却没能发挥真正的作用。对出版社来说，内部控制构建十分重要，出版单位应高度重视。文章分析了中国出版社内部控制制度的问题，并提出了可行性建议。
【关键词】出版社 内部控制制度 存在问题
一、引言
近些年，随着计划经济向市场经济转变，市场经济持续发展，文化体制改革逐渐深入，按照国家关于深化文化体制改革的意见，国内出版社纷纷实行了改制，从事业单位转变为企业。以下拟分析我国出版社内部控制制度问题，分析其中存在的缺陷，并在分析的基础上提出可行性建议，以加强内部控制制度在出版社的建设。
二、内部控制的定义
内部控制一般是在单位内部进行分工，使不同部门间产生相互制约并相互联系的关系，以便单位的各级管理层能够利用这种关系来对经济资源的安全和完整进行有力的保护，同时对会计信息的真实和可靠性进行监督，以此来协调出版社的经济行为。以此形成一个较为完整严密的具有控制职能的体系。
内部控制根据目的的不同，主要分为两类：管理控制和会计控制。管理控制主要为了使单位的经营方针和经营决策在实际工作中能够落到实处，有效促进经营活动的经济性和效率性的增长。会计控制一般是指对财务，以及财务相关进行控制，财产物资是否安全，会计信息是否真实完整，财务活动是否合法等。会计控制与管理控制两者之间并不相互排斥，而是相互渗透相互联系的，例如有些控制措施对于会计控制和管理控制二者都适用。
当今世界，科技不断创新，经济发展迅速，一体化的趋势也在日益加强。自从中央决定改革我国文化体制，在新闻出版业内，有多数出版单位已经从事业单位转变为企业成功上市了，其发展途径主要通过筹集资本市场资金。由于资本市场的透明度较高，投资者投资的主要目的是为了盈利，是要求回报的，因此，上市公司如果想要要取得高效益，就必须建立一个良好的内部管理机制。完善内部控制制度、保证会计信息质量，有效维护投资者利益，从而使资本市场能够有效运行。
三、出版社内部控制当前存在的问题
当前我国国内相当一部分出版单位对于建立内部控制制度的意识还十分淡薄，尚未能够正确认识内部控制制度对于一个出版单位的重要意义。因此，还存在着相当数量的出版单位尚未建立健全的内部控制制度。
目前我国国内虽然有一部分出版社建立了内部控制，但这其中依然存在着许多不规范之处。有的单位甚至没有考虑到本单位的实际情况，就将其他单位的内部控制制度生搬硬套的借用过来。这样的生搬硬套难以在本单位内得到良好的贯彻实施，更不要说有什么积极地效果。还有些单位的内部控制制度只是一个形式，事实上却是不按规章制度办事。这使得内部控制制度如同一纸空文，仅仅是摆设罢了，完全没有发挥实效，实现应有的价值。这种现状很容易使单位陷入问题之中，而由于没有健全的内部控制，这些问题也难以通过正确的程序来解决和处理，只会形成恶性循环，从而导致单位管理混乱，影响到单位的财务管理，造成单位经济上的损失，阻碍了单位的进一步发展。
（一）内部控制制度认知缺乏
在很长一段时间内，我国实行的是计划经济体制，因而出版社也长期在此环境下运行，这导致现在国内依然有数量众多的出版社习惯于传统的经营管理方式。然而传统的经营管理方式由于过于粗放，难以有效的规避风险，不能够适应当前激烈的市场竞争，已经阻碍了出版社的进一步发展。多数出版单位缺乏内部控制的理论认知，不清楚内部控制制度的内涵，感到十分模糊，以为建立内部控制制度就是制定一些日常管理制度这么简单的事。
（二）内部控制制度尚未健全
出版社在计划经济体制环境下出版的图书均送至新华书店，由新华书店负责包销，出版社只负责出书，至于销售的事完全不用发愁。而如今实行市场经济后，出版社的图书需要自己寻找销售途径进行销售，书店不再给包销。
有些出版社未能跟上变革的步伐，对当前的形势变化还不能适应，难以正确预测出外部环境和业务的变化。由于缺乏对市场的预见性，管理便滞后了，一些相应的处理程序不能及时被制定出来。久而久之，这使得退货渐渐增加，库存图数量也随之不断增长，大量积压，非常不利于单位的经营，可能造成大的风险。
（三）内部审计职能缺位
一般来说，企业的监督评审都需要内部的审计部门来评估实现。但就我国目前情况来看，大多数出版社并没有一个专门的审计部门，有些虽然有，但是其职能范围却很狭窄，仅仅现定于审核账目。然而对于内部控制制度是否完善，却疏于稽查与评价。此外，在出版单位内部的各机构职能执行效率等方面，也没能起到实质性的作用。
四、内部控制构建的主要内容
（一）构建独立的控制层构
对于出版社的内部控制，可进行具体的划分，具体就是建立三个控制层，分别独立开来，以便进行有效监控。具体表现为以下三点。
1.第一层：防
“防”是指将监控防线建立在业务流程中，然后在单位的业务运作流程之间建立一些相互牵制的制度因素，通过这些制度因素之间的相互的制约，从而对业务运作展开有效的监控。首要环节是对部分业务人员权限和职责进行明确划分，还包括应承担的相应责任也需要明确；另一方面，有些业务需要直接面对客户，这些业务需要进行复核处理，而对于部分重要业务，应采用双签制限定住，这样一来，业务信息趋于合理，避免了一个业务事件只由一个人全权负责处理所产生的麻烦。
2.第二层：堵
以“堵”为主线来进行监控，主要是指建立事后监督制度。单位最好要有专门的事后监督部门，以便能够在工作中建立好同会计相关部门的关系，使双方开展在工作时能够进行量化的沟通协作。同时，在设立该事后监督部门时，还应当注意在会计部门内部设置此部门的岗位需要。并且担任此职务的人要具备较高的专业素质，同时还要有责任心，只有这样，才可以担任好这一部门的工作。此部门的工作主要是在单位财务情况接受会计部门会计核算结束后，某些岗位和业务需再次被检查。其次，事后监督部门的管理需要加以规范化，一般在结束检查后，需及时做好监督记录，认真处理信息结果和反馈，然后将意见向相关部门负责人提交。
3.第三层：查
要想以“查”为主线进行有效监控，首先需要成立独立的审计委员会。此审计委员会不但独立于一般的审计部门，还直接接受上级主管部门监督。此审计委员会的对会计部门的内部控制制度监控主要是对单位的会计报表进行监督，采用的方式主要是运用一些常规的稽核、审计，其次，监控还包括对相关的举报工作落实处理。
通过构建以上三个独立的控制层，严格的对出版社会计部门以及业务方面进行“防、堵、查”三层监控。从而做到及时发现问题，并对其进行有效的处理，解决问题，将风险降低到最小。
（二）营造良好的内部控制氛围
每个制度的制定实施都需要一个良好的运行环境，出版社内部的控制制度环境氛围的好坏，对单位内部控制制度实施效果的好坏也有直接影响，并且还关系到单位的整体规划目标的实现。所以，单位内部的管理人员应当积极学习理论知识，做到与时俱进，掌握先进管理理念，根据单位的实际情况设立严格的内部控制制度。
营造良好的内部控制氛围，出版社需组织相关的机构成立，并且合理分配各机构的职能，管理的情况要及时做成报告。各机构部门的职权要明确划分，将责任到岗制落到实处。在人才方面，要积极选用优秀的人才，做到因事用人，而不是“任人唯亲”，使组织机构在职责权利控制意识方面得到增强。
此外，管理者还需要学习掌握现代化的管理手段，运用其对单位有效的进行管理，并能够在管理控制方面能够有目的、有重点的进行。只有这样，才能营造出一个良好的，并有利于内部控制制度施行的环境和氛围。确保单位各项制度能够得到切实有效的实行，达成内部控制的最终目的，因而有利于促进单位的进一步发展。
（三）进行有效的事后控制
当前出版社的内部控制主要包括预算控制、会计控制，和各组织部门监控控制等。而这些控制表现，都有一个缺陷，就是它们往往将问题事情的前端和中端作为重点来处理，而忽视了对问题事情的后端处理。然而实际上，完整的内部控制总是建立在处理问题事情全过程的基础上的。不单要重视事前处理，也要重视事后处理。
首先，事前控制能够帮助单位在决策时正确进行判断，制定科学合理的发展目标；事中控制则是为了保证单位的各项活动能够按计划不偏离原始目标朝既定方向发展；事后控制主要是对造成事件结果的原因进行查找，根据查找结果对相关人员进行奖励或惩罚，并对产生问题的隐患做进一步分析，避免在以后工作中重蹈覆辙。
其次，事后控制在一定程度上应受到更加的重视，在出版社内部投资理财的制度方面，它有着重大意义。因而，出版单位必须对本单位的事后控制加强，在事件发生后进行积极有效的处理。把握好事后控制力度，有助于出版单位更好更及时的发现问题并解决问题，从而促进出版单位的生存发展。
五、意见措施
（一）加强内部人员的控制
从本质上来说，在单位内部无论是对财还是物进行控制，其根本是控制人。相关程序和制度的制定，其在管理层面上来说，最终还是由人来管理，执行和操作也是人来进行的，所以说，工作最终还是落实于每个单位的员工。假如出版社的管理者没有足够的能力使员工的工作积极性和创造性有效调动起来，单位内部就会产生消极情绪，容易匮乏，对于上级的政策总会想出对策来消极面对。因此，对人员的控制是整个出版社内部控制制度的基础，具有重要地位。
（二）提高内部人员的素质
出版单位内部控制制度具体实施的怎么样，与单位员工素质分不开。提高内部人员的素质，鼓励他们勤奋工作、勇于创新，有利于保证内部控制制度的有效实施。为此，出版社应当组织活动队员工进行培训，提高他们专业技术的同时，也要加强他们的法制意识，以便能够适应现代管理理念，使出版社的员工和单位得到共同进步。
（三）完善内部控制体系
对一个企业来说，内部控制制度尤为重要，健全的内部控制管理制度对于企业的决策和执行等各环节都十分重要，能够使其进行的有条不紊。使企业风险降到最低，从而催化经营管理目标加快实现。
具体的可行性做法是，在出版社内部组织一个小组，专门负责内部控制制度的制定，这个小组的参加人员一般是业务、财务的相关人员，或者部门，并邀请社会中介机构进行指导。内部控制制度制定小组主要是梳理和修改单位现有的内部控制制度，对内部控制体系框架是否合理、制度是否严密，以及可操作性是否强给予重点关注。从而一套体系完整、程序严谨、操作简易的出版社内部控制制度。这其中，还需要注意以下两个原则：
1.加强授权审批控制
其基本要求主要在于两点：一是对特殊和一般授权的界限、责任要加以明确，以防因责任不清而造成诸如出现问题却难问谁责的情况；二还要对各类经济业务授权批准的相关程序进行明确，要越级、违规审批等一些情况严加控制。
2.不相容职务分离
出版逮捕有着五种职务，它们互不相容。这五种职务包括授权批准职务、财产保管职务、业务经办职务、审核监督职务和会计记录职务。这五种职务需要实行分离：业务经办同授权批准相分离；财产保管同业务经办相分离；审核监督同业务经办相分离；会计记录同财务保管相分离；会计记录同业务经办相分离。
（四）执行严格的控制活动
制定严格的政策和程序，能够有效保证管理层的指令的实现。因此，控制活动在企业的生产经营各环节都发挥着作用。执行严格的控制活动，第一要对工作流程以及各岗位职责进行明确；第二是对收款人员、会计记录人员和凭证保管人员实行岗位分离，一次来加强凭证与记录控制。事先对原始凭证进行连续编号，再交予会计部门，这样便可保证全部收入和结算款项在最短时间内及时到账。
（五）加强内部控制的监督
内部控制制度的作用发挥的怎么样，主要在于实际实施过程中有没有得到有效的執行。
因此，出版单位的内部审计机构职能亟待强化。
当前阶段，主要是以下两点工作：
1.保持内部审计部门独立性
在出版社内部，其审计部门与其他职能部门是相独立的，其职责有会计账目的审核、内部控制制度执行情况的稽查和评价等。
2.强化检查与考核内部控制
出版社的内部控制制度实际执行如何需要定期接受检查与考核，看看在其实施过程中，有没有切实落到了实处，在执行过程中有没有产生问题。并且根据考核的结果对相关部门和人员给予奖惩处理。
六、结束语
在目前经济迅速发展，数字化引领时代潮流的背景下，作为传统行业的出版社想要在激烈的市场竞争中拥有一席之地，内部的控制制度的建立势在必行。完善的内部控制制度，将会带领出版社走向制度更加程序化、规范化之路，使其管理水平更上一层楼，为出版社的进一步发展铺平道路。
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作者简介：耿晓鹏（1978-），男，硕士研究生，助理研究员，西安外国语大学音像教材出版社社长，研究方向：文化企业管理、新媒体研究。
（责任编辑：李娜）
作者 耿晓鹏