浅析高校校园一卡通的实务应用和财务管理
【摘要】随着校园的数字化、信息化建设的逐步深入，校园内原有的各类卡片，如：饭卡、图书证、准考证等这样单一用途的卡片已不能满足学校资源归集共享和高效使用的要求，现代校园内的各种信息资源整合已经进入全面规划和实施阶段，校园一卡通正是体现了学校各类信息、资源整合于一体的系统工具。而校园一卡通的实务应用和财务管理算正式体现了这种系统工具的重要手段。
【关键词】校园一卡通 实务应用 财务管理
现代校园数字化、信息化建设的关键之一就是校园一卡通的建设，而一个学校，高校校园一卡通建设和运行的好坏，使用效率的高低跟一卡通的管理应用和财务核算是分不开的。一个好的现代校园环境，标志着一个好的校园一卡通的高效运行，更标志着一卡通的管理应用和财务核算的完整、有效。一个完整有效的校园一卡通才能使学校的资源高度归集共享和使用，甚至带来一定的经济效益。这就需要学校的管理者和使用者进行思考，通过怎样的实务应用和财务管理方法才能使一卡通成为一个高效的系统工具。
一、校园一卡通的特点
高校校园一卡通在实务操作应用中具有身份识别、消费支付、系统挂失、冻结、转账、发放补助和补助扣款以及消费扣款等多项功能，可广泛应用于银行卡转账、网上银行卡转账、学费缴纳、图书借阅、网上选课、食堂消费、缴交宿舍水电费、校园网上网以及上机考试等，最重要的是记录了学生和教工在高校实体下的各种重要信息，在高校业务活动中发挥着重要的角色。校园一卡通卡片的信息连接到校园一卡通的终端服务器及一卡通操作系统，当一卡通持有者对其使用时，每一个操作都有相关的信息记录在校园一卡通系统内，使得一卡通使用时信息在系统和卡片上同步更新。当使用者不慎丢失一卡通卡片时，不用担心，卡片上的相关信息包括卡片金额都已同步记录在一卡通系统内，只要使用者到校园一卡通管理部门申请挂失并更换卡片，这样被记录的信息就会通过系统一滴不漏的转移到新的卡片上，旧的卡片也同时作废。校园一卡通的操作简便、适用范围广、消费加密等特点，使得校园一卡通可以高效使用，也方便了管理者和使用者对一卡通使用信息的查询、归集和分析，以便管理者总结实务经验做出判断进行及时的管理决策。
二、校园一卡通的实务应用
校园一卡通的使用益处多多，但对其不当的使用和管理，就会使资源浪费、信息失真以及管理系统混乱，所以对校园一卡通的有效实务应用非常必要。
（一）应结合高校具体工作需要，实现一卡通系统逐步实施推广
实施校园一卡通信息化项目之前，应该对该系统的使用功能进行全面的了解，结合工作部门的实际情况，进行分阶段分主次的实施。对于必要的、有直接改善的业务功能，如：食堂消费、图书借阅、水电费缴交以及系统控制等进行测试使用，在测试过程中结合学校使用部门的软硬件进行分析，排查纰漏，化解出现的问题或做到出现问题时能提出及时解决的方案以保证一卡通系统的正常运行。对于不必要的、没有明显改善资源使用效率的业务功能，如：乘校车身份识别等，结合学校自身资源使用情况和经费情况，可以暂缓或延后完善这类一卡通的使用功能。
（二）完善和落实一卡通管理制度，加强行政监控
保证校园一卡通的正常运营无疑需要一套严格的管理工作制度，对于工作中出现的问题要及时解决并总结经验，形成一套有效的管理运营规章制度，同时要对一卡通所涉及的各项业务，责任要落实到各个业务部门和责任人，还需要学校相关职能监督部门的介入，才能对其有效的管理和监控。一卡通管理制度的完善和落实，无疑会触及到个别部门的利益，决策者和管理者们应从大局出发，排除干扰，才能使校园一卡通得以有效的实施。
（三）统一和规范各子系统使用部门的数字信息管理
校园一卡通系统的运行从某种程度上说就是数字信息的运行，要保证数字信息的真实性和安全完整性，就需要统一和规范各子系统使用部门的数字信息管理。如不统一和规范管理，一旦出现问题就会导致信息不对称或信息在各个子系统以及主系统和子系统交换过程中的纰漏，进而影响系统的正常运行和管理。如：主系统下规定每张持有者的卡片金额不能透支，如果在学校计算中心等子系统部门出现诸如上机上网一卡通透支欠费的情况，这样就会与主系统的控制要求不一致，更直接的是影响系统管理甚至财务核算。
（四）确保校园一卡通网络运营的稳定和安全
校园一卡通系统规模较大，网络使用点很多，这就对一卡通系统网络的稳定和安全性要求很高，对于容易出现的问题，如：木马和病毒对服务器的攻击、UPS 电源设备的配备以及服务器及支线服务器的安置都应该充分的考虑，以避免出现以上问题造成的一卡通系统的死机或瘫痪。
（五）一卡通资金的管理和使用
一卡通系统中最为重要的是资金的管理，通过此系统平台改进了传统的只有现金缴费或充值的模式，同时还包括了一卡通圈存机银行卡转账以及网上银行转账等功能。这种多样的充值功能，方便了一卡通的使用者同时也要求管理者需要更加周密的安全防护，如：设置银行卡转账的最高上限额度以及一卡通周期转账次数的限制等，以保证一卡通资金的安全使用。
三、校园一卡通的财务管理
（一）校园一卡通财务管理现状的分析
目前高校对于校园一卡通虽然大多数已成立或通过专门的职能部门进行管理，但对于其的财务把控还不够重视，只是根据实务发生的范围和金额周期性的进行收支结算，被动的完成一卡通相关业务的财务核算，而忽视了对其财务数据的分析和管理，是一种「被牵着鼻子走」的现状。因此需要更加强有力的财务管理才能与实务应用相辅相成，变被动为主动，使得校园一卡通的运行和使用更加行之有效。
（二）优化校园一卡通的财务管理
首先，加强收费管理，提高资金使用效率。校园一卡通的使用，则打破了时间和空间上的限制，每个高校一卡通系统都配套完备的人工和自助网点，使缴费更为多样和便捷。同时校园一卡通可以作为高校学费欠费治理措施的平台，分析欠费学生的资金和消费情况，能够在一定程度上缓解恶意欠费，提高资金周转和使用效率。
其次，资金管理方面加强监控和使用。应用校园一卡通后，避免了现金交易，所有涉及到收费的子系统都连入校园一卡通平台，所有的收入和支出均通过学校财务部门设立的一卡通专户进行结算，这样就避免了「体外循环」和「小金库」，也加强一卡通经费收支的管理，更重要的是给管理者以正确完整的财务信息，使得资金收入和拨付达到最佳周期和时间价值。
再次，促进财务管理信息规范化，加快财务管理信息化建设。校园一卡通在校园卡系统的基础上，是按照教育部《教育管理信息化标准第一部分：学校管理信息标准》的要求进行设计实施的，其强大的身份认证系统又为财务数据的安全提供了有力的保障，这样一来，不仅统一了各相关部门的信息编码标准，使得财务信息的相互共享、交换成为可能，提高了学校信息资源的利用率和整合度，也加快了学校财务管理信息化进程，提升了学校财务管理水平。
最后，改进财务管理工作方式，提高财务工作效率。校园一卡通平台借助了强大的计算机网络技术，实现了信息互联和共享，使财务管理实现了基础核算型向分析型的转变，也提高了财务原始数据采集的及时性、准确性，避免了财务工作中大量的基础性劳动；校园一卡通的运用也简化了部分财务工作流程，加强了管理。通过校园一卡通技术、计算机网络技术与财务管理制度的结合，从根本上改变了高校财务管理工作方式，大大提高了工作效率。
综上所述，高校校园一卡通是一项系统工程，在使用和管理过程中涉及到学校的方方面面，这就需要我们通过实践和探索，认真总结经验，使其更好地发挥作用。如果仅仅认为一卡通只是校园数字化和信息化的管理，这是远远不够的，还需要我们以此为契机，进一步拓展校园一卡通建设和发展的思路，有效地结合实务应用和财务管理，才能使高校校园一卡通的运行提高到一个新的台阶，从而使高校校园一卡通的使用更加有效。
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作者 周迪嘉