试论推行高校行政办公自动化

【摘要】知识经济的社会对高校的要求更高，为实现高校的可持续发展，需要不断提高教学科研水平，而教学科研水平又受到行政管理的方式和水平的制约，那么，该如何提高高校的行政管理效率呢？本文提出实行高校行政办公自动化来解决这一问题，下面就此展开论述。

【关键词】行政  自动化  效率

目前我国普通高等院校是校—院—系三级或校—系二级行政管理模式，高职院校则是院—系二级行政管理模式。高校的行政管理按照政府机关的行政级别设置，层次清晰，上级管理下级。不论高校行政管理怎样变革和发展，其宗旨都是为了学校的教学和科研服务的，因此，为了更好地贯彻其宗旨，如何提高高校行政的工作效率和管理水平显得尤为重要。

一、我国高校行政办公存在的问题

（一）行政机构冗繁，职责矛盾丛生

无论是公办高校还是民办高校，其行政机构和人员编制基本都是效仿政府机关建立的，机构冗繁，科室越设越多，编制人员也越来越多，在这种情况下，难免有些机构的职责重复，造成矛盾和推诿，导致一项工作不能很好地分工完成，行政办公效率低下。

（二）传统管理理念急需转变

要进行高校行政办公的变革，首先要进行的是人的管理理念的变革。随着进入电子时代，我们也需要树立先进的管理理念，利用现代高科技手段进行日常办公，适应高等教育的快速发展。覆盖到全校的校园网打破了时间和空间的限制，使行政办公自动化得以实现。

（三）缺乏团结协作精神

由于高校行政机构各司其职，岗位职责规定明确，使得部门人员只做好分内的工作，与其他部门的配合度不高，办一件事常常需要跑几个部门、找几个领导签字才能完成，如果办事人员或者签字领导出差就只能拖着，而一旦出现问题需要承担责任，有可能会造成部门间的推诿和扯皮。

二、实行高校行政办公自动化的必要性

（一）高校自身发展的内在需求

随着社会的发展，高等教育事业也发生了巨大的变化，办学规模扩大，校区合并。除了在教学规模和师资等方面的增长，高校的办学理念、教学计划、课程标准等都进行了很大的改变，这要求着高校的行政管理也要进行相应的改革，改变传统的行政办公模式，实行办公自动化，提高管理效率，适应新形势的要求。

（二）节约成本，减少开支

研究表明，全世界的办公用纸每年增长速度为 4%-7%，10 年之后，用纸总量将达到现在的一倍。响应中央的号召，实行无纸化办公，令高校行政管理全面实现办公自动化，可以大大减少办公经费的开支，节约办学成本，节省大量的人力物力，缩减资源和能源的消耗，创建节约型高校。

（三）信息交流便捷，决策更加科学

高校领导层为了作出科学而有前瞻性的决策，必定要通过搜集大量的有效信息来实现。实行高校行政办公自动化，使信息交流更加便捷，行政管理人员的办公手段更为多样化，即使在外地出差也能及时处理本职工作，工作效率得到提高，同时，学校领导层也可以在极短的时间内获取足够的有用信息，更加科学而迅速地进行各种决策并下达指示贯彻执行，使整个高校的工作效率和水平提高。

三、如何提高高校行政办公效率

（一）领导更新理念，调动积极性

高校领导应树立现代化的管理理念，与时俱进，积极推进行政办公自动化建设，调动行政管理人员的工作积极性，让他们主动大胆地开展工作。管理人员必须改变传统的管理理念，科学进行行政办公，将工作流程在校园集团网上实现优化重组，提高工作效率，跨部门全方位地为全校师生提供优质的服务。

（二）提升行政队伍素质，加强办公自动化的学习

虽然行政办公采取自动化系统，但归根结底占主导地位的还是行政管理人员。推行行政办公自动化，对行政队伍的专业素质要求更高，不仅要对本职工作烂熟于心，更要熟练使用办公室各种软件及常用设备。实现行政办公自动化，首先就要提升行政队伍的办公素质，扩展行政队伍的知识结构。提升行政队伍的办公素质，可以通过集中培训，或者部门聘用计算机技术好的人员持证上岗，优化行政管理队伍结构，来满足办公自动化的需求。在对行政队伍进行整合的过程中，要注意奖惩分明，严格按照规章制度进行考核上岗。同时，要及时了解并学习国际上先进的行政管理知识，掌握新技能、新方法，不断提升整个高校行政管理队伍的服务水平和工作效率。

（三）建立科学的管理机制

建立一套科学的管理机制是推行高校行政办公自动化的有力保障，只有行政管理规范化了，办公自动化系统才能得以正常运行。这需要严格规定各行政管理岗位的工作职责、行为规范、行政人员的权利和相应的义务等，定岗编制，绩效考核。同时，利用校园网建立一个多向性的网络管理体系，有助于各职能部门和院系部之间的相互配合与协作，还能与校外各组织各单位进行实时联系。在工作过程中，要注意预防和调解各部门间可能会出现的矛盾，协调好高校内部各部门和校内外之间的关系，注意原则上和情理内的有机结合。

（四）做好防范和保密措施

由于高校行政办公自动化是在网络上进行的，全校所有数据信息都能在网上查到，那么，为了保护高校的数据信息不被人为泄露和破坏，提前做好防范和保密措施是其中的关键。因为数据在一定范围内开放，除了需要设置严密的权限审查和身份验证，通过数据加密等高新技术保证网络信息的安全外，还应增强高校全体行政管理队伍的保密防范意识，确保通信安全。

四、结语

本文对我国高校行政办公存在的问题作了介绍，并对实行高校行政办公自动化的必要性进行了分析，提出了提高高校行政办公效率的具体方案，为全面推行高校行政办公自动化提供了理论基础。实现高校行政办公自动化是一个需要长期努力的工作，按照理论怎样分步实施，如何解决理论观点和具体办公之间的矛盾等，都需要继续讨论和研究。我们应时刻加强信息技术的理论学习，武装头脑，携手共进，不断完善和加强办公自动化管理系统，为进一步推进节约型高校做出贡献。

参考文献

[1]肖晶.关于高校办公自动化实施的几点思考[J].法制与社会.2008（11）.

[2]林樟杰.高等管理新认识[M].上海教育出版社.2007.

[3]越常环.对高校行政管理工作的思考[J].辽宁教育研究.2007（4）.

作者 邵琨