企业采购业务内部控制问题研究

【摘要】内部控制在企业经营管理活动中是非常重要的，而采购业务是企业经营管理活动的首要环节，涉及商品与现金的进出，极易产生舞弊行为，因此对企业的经营管理影响重大。针对采购业务内部控制中存在的问题，本文在对这些问题进行分析的同时提出了一些改进措施。

【关键词】采购业务内部控制

内部控制是对企业的全部生产经营活动进行监督控制，进而增强企业自身的「免疫力」和「抗干扰能力」。采购业务又是企业内部控制的重要环节。采购关系到企业产品的质量和利润，因此完善企业采购业务的内控制度是建立现代企业制度的核心，对于企业而言意义重大。因此，加强和完善企业采购环节的内部控制，防止舞弊和欺诈行为，对于企业的健康发展尤为重要。

一、企业采购业务内部控制方面存在的问题

（一）内部控制制度不健全

企业内部控制意识缺乏，对内控的重视程度不够，是导致采购业务内控制度不健全的主要原因，有的企业即使设立的内控制度，也由于缺乏执行力而形同虚设。因此在采购环节内部控制制度的建设上，企业应高度重视，并认真贯彻实施。

（二）缺乏对供应商的有效评估

我国大多数企业没有建立对供应商的采购评估体系，对供应商缺乏全面客观的评价。对供应成本采购人员未能进行科学合理的分析，使得采购价格不合理，采购价格压得太低，会导致缺货，一味追求低价可能使产品质量下降，退货增加，而经常性的退货，会造成计划变更，影响交货期，降低企业的信誉，使企业失去竞争力。

（三）采购程序有待进一步规范

在当前的实践中，大部分企业采购流程的设计不科学，没有对采购实施预算控制，这样的采购程序存在以下不足：

1.采购缺乏计划性及预算控制

企业的生产部门没有制定全年的采购计划，只有在缺少某种物资时才由采购部门进行采购，而由于时间紧，对采购物的质量和价格就缺乏合理的分析和比较，也无法对采购项目进行调查分析和可行性论证，无法以最优性价比采购到所需货物。另外，也缺乏对采购信息的实时记录，使得每一次的采购对于下次的采购没有借鉴意义。因此企业应制定详细的年度采购计划，而且当市场价格出现剧烈波动时，采购部门可以依据全年采购预算，合理调配采购物品。

预算考核部门也可以对采购部门的采购行为进行有效的监控，对其实施监督，采购量高于与生产量相匹配的数量时有人在监督，价格高于预算有人在监督，高于市价时更有人在监督。

2.采购业务在企业各部门间的职责分工不明确

职责分工不明确，复核审批制度不健全，生产部门、技术部门、财务部门等相关部门相互支持和配合度不够，询价、下单、验收等本应该相互独立的活动全部由采购人员完成，极易产生舞弊，甚至与供应商串通，收受供应商的回扣，损害公司利益；且由于采购人员专业能力不够全面，容易导致采购物质量不高，使得产品质量难以保证。

3.对采购业务流程的监督不到位

采购工作通常被认为只是采购部门的事情，由于监控、信息与沟通等方面的不足，制度的建立游离于公司其他部门之外。由于缺乏与其他部门的必要沟通与联络，很难获得必要的信息支持。而且各部门对采购业务的控制仅限于已经发生的业务，属于事后控制。而对采购业务前期及事中的事项缺乏必要的控制。

二、完善采购业务内部控制的对策

（一）重新设计采购业务流程

对采购业务进行预算控制。采购预算控制是企业年度预算控制的重要部分。采购预算是采购计划的货币体现，是根据销售预测或生产计划，对所需物资的数量及成本等做出的详实计划。采购计划是指采购部门为了配合企业的销售和生产，根据市场需求、企业生产能力和采购环境容量等制定的采购清单和采购工作日程表。制定采购计划是开展采购活动的第一步，是对整个采购活动的整体安排。

企业应根据自身的实际情况及业务特点设计采购业务流程：首先，建立预算控制制度。采购部门的采购预算应结合企业年度预算和仓储能力、外部市场环境和价格质量的变动趋势来制定，以保证其科学性与合理性。其次，生产部门根据生产计划提出合理的采购需求计划，审批通过后编制相关请购单交采购部门审核；第三，采购部门在全年采购预算的范围内按请购单事项进行采购，筛选出合适的供应商，同时确保所采购的产品及时有效地投入生产；第四，预算控制部门要对采购过程进行预算监督；会计部门进行账务处理及应付账款的交付。

（二）加强对采购业务的监督力度

1.加强对供应商的管理。企业应建立完善而系统的供应商管理制度，对供应商的资信、经营状况等进行动态跟踪。首先，采购部门应建立一整套标准化的评价供应商的评分系统，应包括如供货能力、价格、质量、服务、违约的偿付能力和诚信度等评分维度。采购部门通过对供应商的信息进行详细的记录和维护，使得选择供应商的流程更加有效和优化，采购人员也能够对各个供应商有一个较为客观、全面的评价。其次，生产技术部门要判断供应商所提供的产品是否符合订单的要求，从生产部门的角度对供应商进行评价。再次，质检部门也应参与对供应商的评价工作，从质检部门的角度对供应商进行评价。最后，财务部门应核查凭证的正确性，除重点审查其数额、款项、种类等，保证相互一致且手续完备之外，还应该对供应商的偿付能力提出自己的判断。

2.加强采购业务流程控制，明确相关人员职责权限。一，加强采购业务部门间职责分离制度。包括请购与采购审批和采购执行要分离；采购人员不能同时验收货物；付款审核与付款执行职务分离；货物的采购、储存和使用人与会计记账人员相分离等。二，采购监督部门，包括预算执行部门、审计部门等需要对采购行为进行控制、对其进行监督。三，明确采购业务不同岗位的职责分工，从而提高工作效率，避免相互推诿，也有利于绩效考核。

（责任编辑：唐荣波）

作者王朋鹏