浅议高校设备采购的合同管理
一、高校采购合同管理的含义和现状
（一）高校采购合同管理的含义
合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同一经签订，只要其合法、有效，即具有法律约束力，合同双方的权利和义务就被限制在合同上。
高校设备合同管理是指高校对合同进行依法订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。通过审查、监督、控制等合同管理的手段对合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止等内容进行管理。合同管理是全过程的、系统性的、动态性的。加强高校设备采购合同管理，利于保持设备采购各个环节相互衔接，规避风险，有利于保证设备采购计划顺利完成，从而满足高校的资源配置。
（二）高校设备采购合同管理的现状
1.合同管理机构不健全。部分高校没有专门的合同管理机构和人员，合同管理的整体协调性较差，对合同执行的监督、审核以及审计能力较弱。目前承担合同管理职能的主要是设备采购部门，管理部门和执行部门未能完全分开，缺乏相互牵制和制衡。
2.合同信息共享性差。合同管理需多部门协同开展，现实中，各部门只根据需要建档或者未作记录，缺乏一个统一查询信息的平台，合同执行进度不清晰，而各部门建档的信息也没有标准化，合同管理信息共享性差，导致很难及时发现采购存在的问题。
3.合同签订不符合法律规定。合同主体不符合法律规定。合同当事人主体合法，是合同得以有效成立的前提条件之一；合同签订程序不符合法律规定，招标程序不符合法定程序所签订的合同无效。
4.合同文本不规范。合同文字不严谨、不确切，用词不准确容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或容易引起争议；合同条款不全面或自相矛盾，容易导致合同纠纷。如有的合同未明确合同双方违约应承担的具体责任，未对违约金数额、支付方式和时间进行约定，易产生合同纠纷。
5.合同变更不规范。合同变更的目的是通过对原合同进行修改，保障合同更好履行和目标实现。现实中，合同管理部门缺乏合同变更的意识，未及时进行合同变更和签订补充协议或变更协议，导致合同纠纷。
6.合同质保事项的管理较弱。在合同履约过程中，部分高校对交货期没有进行严格控制，对一些无故逾期交货的供货商没有追究违约责任；质保期内，没有专人负责对购入设备的维护及保养进行跟踪管理；质保期满后退还质保金时，没有严格核实供货商是否按照合同约定尽到供货商应尽的责任和义务。
7.合同资料保管不全。合同及相关鉴证资料是合同履行过程中责任划分的有效依据，有的合同管理人员对此并不重视，致使有些资料未妥善保管和交接，造成资料遗失，从而致使发生纠纷时，无法举证而败诉。
8.对验收环节重视不够。有的高校没有严格按照合同约定进行验收工作，特别是对于大宗或大型设备的购置验收工作不严谨，导致验收人员对不合格物资出具验收合格的验收单，由此给高校造成了损失。
9.索赔管理能力较弱。部分高校未及时进行合同索赔。如：设备款违约拖欠后既没有妥善处理，也没有因拖欠事宜诉诸法律，直至起诉时才发现已超过了两年的诉讼时效，无法挽回损失。超过了诉讼时效等于放弃债权主张，等于权利人放弃了胜诉权。
二、高校采购合同的「全过程」管理
（一）合同签约前的管理
1.健全合同管理部门。建立和健全采购合同管理的机构，是加强采购合同管理的组织保证。高校应成立或指定专门的合同管理部门，配备专职或兼职合同管理人员，统一组织本单位采购合同的管理工作。
2.加强采购项目的立项与可行性分析。可行性分析是通过对采购项目的主要内容和配套条件，如用户需求、资源供应、设备选型、环境影响、资金筹措等，从预期、经济、成果等方面进行调查研究和分析比较，并对设备采购后以后可能取得的经济效益及社会效益等进行预测，从而提出该设备是否值得购买的咨询意见。职能部门应该对大型设备购置论证的要点提出指导意见。
3.健全合同管理的相关内部控制制度。对高校合同管理存在的风险进行排查，检查高校的采购合同管理是否设置完善的内部控制和管理流程，健全工作以下制度：（1）工作责任制度。具体规定合同管理部门和人员的职责和权限，明确用户与采购岗位分离，订立合同与合同验收岗位分离，监督与验收岗位分离。（2）授权审批制度。合同签订应按照审批权限，审批后订立。签订合同一律由法定代表人或有书面授权委托的授权代理人签订，授权代理人或复代理人在规定的权限、范围、期限内签订合同。（3）合同审查制度，规定合同管理有关部门在合同审查中的职责、程序、内容、标准、时限，从而保证合同正确签订履行。如对合同主体资信审查和对合同文本进行审查。（4）法律顾问审查制度。高校签订合同，必须通过法律顾问依据法律规定进行审查，以规避风险，维护高校的合法权益。
（二）合同签约过程的管理
1.审查合同主体资格。主要审查：（1）供货商资信，查阅供货商《营业执照》，看合同标的是否超出经营范围，如果采购标的物为特种设备的，需要对方提供特种设备制造或者经销许可证等。（2）供货商履约能力，对供货商的经营状况、注册资本、银行资信、资产负债等情况进行审核。查看供货商的信用情况、是否存在恶意投标历史和不良行为记录等。（3）签约人资格，确定签约人是否具有法定代表人资格或合法授权，审查委托代理人资格是否真实、合法、手续是否齐全。
2.审查采购合同的内容。主要审查：（1）标的物、数量、质量条款。核对设备名称、技术参数是否填写正确，是否和标书及承诺书一致；保修期、技术培训是否与标书一致；质量标准条款中采用国家标准、行业标准或企业标准的，要写明标准名称、代号或编号。（2）标的物交货方式。核对到货时间、付款条件及方式是否和招标或谈判一致，以明确界定货物风险的承担人。（3）价款的支付方式。价款的支付与供货进度相匹配，避免预付货款，减少支付风险。明确装卸费用等间接费用的支付方。（4）违约责任条款。明确合同双方的违约责任和惩罚措施，明确罚金的具体计算方法、设定解除合同的条款，在出现合同纠纷时，根据违约责任约定妥善解决相关分歧，避免出现诉讼。（5）合同争议解决方式。方式一般有提请人民法院诉讼解决和提交仲裁机关仲裁。（6）合同附件。附件应在合同正式文本中提及，并应视为合同的组成部分，附件同样需要经过双方签字或盖章确认，它与合同正文有同样的法律效用。
3.审查采购合同的文本。主要审查：（1）文字表述。合同的文字应表述清晰，严格准确，避免使用有模棱两可的词汇。合同书的内容不能随意涂改，要保证内容的严肃性和真实性。（2）合同章。查看合同签订名称是否与合同专用章一致。核对供货商盖章名称是否规范，是否和提供的资质材料一致，联系方式是否正确。
（三）合同履约过程的管理
1.合同的进度控制。高校要对采购合同流程进行梳理、优化，对每一进度跟踪检查。合同管理的基本流程为：根据招标或谈判结果草拟合同 → 提交审核签订合同（进口设备还需签订委托进口代理协议书）→ 执行合同中的条款（进口设备还需办理免税申报手续，办理商检证明等）→ 货物验收 → 固定资产建账和财务结算 → 保修维护等。上述进度要执行有效的报告制度，定期或不定期分析合同执行情况。通过管理信息系统进行权限分配，各项任务的工作事项和进度一目了然，用户可以随时查询到合同执行的详细状态，从而进行有效管理，提高效率。
2.货物的验收管理。严格依据合同对货物进行全面验收，对标的物的质量把关。（1）设备开箱检验。进口设备需由商检部门、设备管理部门、用户、供货商同时进行开箱检验，重点检查设备整体外包装是否完整，设备型号是否相符，数量是否真确，检查设备的插座是否符合中国制式，说明书及其警示标识是否齐全等。（2）安装调试和初验。安装调试由供货商根据合同规定负责完成。特殊设备还需由质监技术部门对设备的安全性和可靠性进行测试。（3）设备验收。用户试运行后一段时间，设备的整机性能稳定后，可以申请组织资产管理部门、监审部门和财务部门进行设备验收，大型设备的验收还需要聘请校内外专家组成专家组。验收要核验设备能否符合投标文件所承诺的技术和功能要求，对设备的质量，包括对设备技术性能指标进行评价，出具验收结论。（4）设备建账。验收后，资产、财务部门依据合同检查验收单、商检合格证明和海关报关手续等资料后建账。合格证、保修卡、操作手册、使用指南、维修手册等资料由用户妥善保存。
3.货款支付管理。（1）资金支付严格执行预算管理。严格高校采购预算管理和采购计划审批，杜绝无预算、无资金、无计划的设备购置和超预算的设备购置。（2）执行采购保证金制度。严格执行采购项目开标前的投标保证金，采购合同执行中的履约保证金和采购完毕后的质保金制度；跟踪核实在质保期内，供货商是否根据合同约定对设备进行维护及保养；对各合同的保证金建立记录表、汇总表、反馈表等，使用经济手段强化合同执行力度。（3）严格付款流程。价款支付应严格审核，坚持验收后付款；价款支付严格按照经费审批流程，杜绝超审批权限的付款。
4.合同变更管理。合同变更指对原合同内容的修改和变化。引起变更的原因有多种，如更改所购设备型号、供货时间、质量标准。变更是引起双方争议和产生风险的主要原因之一，必须引起合同双方的重视。在合同执行过程中若出现合同变更，应本着解决问题和规避风险的态度，首先通过协商，针对不同情况，采取不同的变更措施，尽量减少变更的风险。合同变更后及时出具变更协议作为合同附件，此附件与主合同一样具有法律效率。
5.合同索赔管理。（1）索赔制度是对合同主体合法权益的确认及保护，当事人的索赔请求是以合同条款或法律规定为依据的，缺乏权利依据不能得到赔偿。高校在提请索赔时，需要提供充分的证据、包括法律依据、事实依据、在规定的期限内，按照一定的程序，提交与索赔事项相关的证明文件和事实证据。避免因为索赔程序瑕疵，不能取得赔偿或不能取得充分赔偿。（2）采购合同的纠纷处理方法包括协商、调解、仲裁和诉讼，根据纠纷的大小来决定处理方式。
（四）合同收尾管理
1.合同的履约检查。通过将履行情况与合同约定情况相比较，找出未尽事宜，及时采取补救措施。主要检查是否按合同约定方法、时间、地点进行了标地物交付；看价款或酬金支付是否严格遵守合同规定，是否有逾期现象；看货物包装是否符合合同要求；如发生违约或纠纷是否追究对方单位的违约责任，纠纷发生后是否按合同约定方式或法律法规方式解决。如需向人民法院起诉或向仲裁机构申请仲裁，是否在有效期内办理起诉或申请仲裁手续。
2.合同档案管理。采购合同是高校档案的重要组成部分，对在维护高校合法权益方面有着重要作用。各高校要建立合同存档管理制度，加强合同存档管理的信息化管理，避免合同丢失和合同提取不便；确保存档合同印章、字迹清楚，做好借出收回记录；对存档合同进行分类，方便查找。同时，合同管理部门应对合同并分类统计，准确掌握合同业务量的基本信息，分析相关统计数据，从而针对性地开展履行监督和检查工作，及时总结合同管理中的经验，提高合同管理水平。
总之，设备采购合同是保证设备采购的质量、进度和售后服务等符合用户要求的基础性文件，高校合同管理不再是简单的要约、承诺、签约等内容，而是全方位的、系统性的、动态性的管理，涉及效益、风险和技术等多个方面，是全过程的管理。
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作者 阳忻