建议工作机制在企业发展中的地位和作用

摘 要：企业在不断发展的进程中，必然会面对各式各样的问题，这些问题能否解决，直接影响着企业的进一步发展。如何有效解决不断出现的新问题、新矛盾，关键在于如何为企业形成一种不断发现问题、解决问题的持续改进机制，通过这种机制推动企业持续健康的发展下去。这种机制的核心内涵是什么？国内外一些企业在创新探索中已积累了有益的经验，比如台塑集团在「追根究底、止于至善」文化的熏陶下开展的全面性经营改善活动，本田公司开展的改善提案活动，他们的本质都是调动全员积极性为企业提改善提案，从而帮助企业及时发现并解决问题，进一步提高企业的运营效率和经营管理水平，不断增强企业凝聚力。因此，发动员工自觉为企业提建议，是形成这种持续改进完善机制的一项核心。这项工作看似简单，但要运作好，在不同企业背景下却不能将经验轻易生搬硬套，必须在把握本质内容的前提下，通过理顺流程、规范标准、完善配套机制，才能使其充满生机的开展下去，并促使员工站在企业发展的角度，为企业积极建言献策，自下而上与管理者一道共同推动问题解决，从而切实提高企业的经营管理水平。

关键词：建议；工作机制；企业发展；地位；作用

中图分类号：F23

文献标识码： A

文章编号： 16723198（2013）13012902

当今社会，企业很多问题发生在一线和现场，问题通常能够解决，但没有人愿意主动解决。由于缺少相应的沟通、反馈、激励机制，基层员工往往对不属于自己工作职责范围内的问题视而不见、避而不谈；而负责顶层设计的管理者有时虽然显现出解决问题的责任感和热情，但需要通过深入调研等方式才能了解到问题的来龙去脉，且其提出的解决方案还不一定符合实际。基层员工与管理者间缺少有效沟通的桥梁和相互牵绊、团结一致的共同点，员工漠不关心的态度和管理中不够高效直接的效率影响了企业凝聚力的效果，制约着企业的深远发展。尤其在当前市场竞争如此严峻的形势下，如何调动员工积极性为企业提出有益的建议，并通过形成建议工作机制逐步构建起企业内部常态化的持续改进完善管理体系，让管理者与员工共同致力于发现和解决企业经营管理中存在的核心问题，合力形成推动企业发展的凝聚力，对谋求发展的企业而言显得尤为重要。

1 建议与建议工作机制的界定

（1）建议的定义。建议是指企业员工在符合法律法规和企业规章要求的前提下，为企业提出的、有利于企业改进问题的意见。

（2）建议的范围。它可以涉及企业的方方面面，但如果从能有效推动企业发展和更符合管理者关注的角度考虑，建议内容应该更着眼于经营管理的重点领域，如在企业的营销管理、财务管理、人力资源管理等方面，员工对改进流程、方式方法提出的措施和意见。

（3）建议的特点。建议的目的除了发现问题，更重要的是为解决问题提供思路，因此应具有先进性、可行性、效益性的特点。

（4）建议的工作机制。围绕员工建议，建立相应的工作程序和工作规则，使建议从提出到采纳落实的各个环节有机联系和有效运转，最终达到解决问题的目的。

2 形成建议工作机制的必要性

（1）员工建议是企业实现优化调整的一种方式。企业面对不断变化的新情况、新问题所做出的战略决策调整，更多的是一种「自上而下」的调整，既没有充分发挥出员工主人翁的积极性和作用，也没有发挥出员工贴近一线和问题本质的优势。同时员工也有帮助企业改善的愿望。经常能看到一些员工借助于企业内部刊物，以读者来信等形式向管理者反映经营管理中存在的问题，提出个人的建议，这说明很多企业的员工关心着企业的发展，愿意为企业经营管理出谋划策，奉献智慧。而且通过员工建议帮助管理者及时发现经营管理中的问题，可有效促进企业实现「自下而上」优化调整。因此，这种现状为企业形成持续改进的工作机制提供了孕育的温床。

（2）员工建议对解决企业问题具有更直接的改善效果。正如前面所提，企业很多问题发生在一线和现场，有些甚至就是员工身边的事、手边活，因此很多基层员工就是遇到问题的当事人或看到问题的见证者，他们比上级管理者更清楚的来龙去脉，也更熟悉问题的发生的缘由，应该说对如何解决问题更有发言权。而管理者缺少贴近一线的优势，只能通过调研、检查等方式发现问题、研究问题解决方案，一来增加了管理成本，二来所提意见未必能切中问题要害。因此，倡导员工积极立足岗位和现场发现问题，并以建议的方式结合问题核心提出解决措施，再由管理者实施员工建议推动问题解决，可使问题解决起来更直接、更有效。

（3）建议工作机制有助于推动企业的不断改进与发展。很多企业为了改进和提升企业经营管理水平，也曾开展过一些「金点子」、「我为企业发展献一策」、「合理化建议」等建议征集活动，这些活动虽然也益处多多，但活动往往属于临时性或短期工作安排，受活动时间限制，改进效果属于一种短期行为，难以长久。且活动更关注建议内容和反映的问题，对建议实施重视不够，缺少对问题解决的有效引导和措施推动。而建立建议工作机制的目的在于，将建议工作融入企业日常经营管理，使其成为常态化管理的一部分，通过这种持续的推动力，促进建议工作在企业持续、深入开展，同时通过将提建议与实施建议同等重视起来，有效推动企业各类问题的解决，从而进一步帮助企业完善、巩固和提升各方面的运行管理机制。

（4）建议工作机制有利于员工价值与企业价值的统一，有利于提升企业的向心力与凝聚力。员工积极性为企业发现问题、提出建议，实际上是员工作为企业一员的主人翁意识的最好体现。且员工将建议提出的过程，也是向企业管理者展现个人聪明才智和个人价值得以实现的过程。而管理者通过采纳员工建议，及时实施建议并对员工进行奖励，则直接搭建了上级管理者与基层员工有效沟通的平台，让员工感受到企业对员工意见的尊重和重视，能够不断激励员工焕发出关心企业发展、与企业同唿吸、共命运的向心力和凝聚力。

3 形成建议工作机制的措施与方法

（1）建立清晰的工作流程。要让员工的建议变成解决问题的具体措施并最终落到实处，应该为建议设计从提出到采纳的清晰工作流程，重点应该包括六个关键环节：一是建议提交。员工可以以个人名义或联名的方式，按照企业规定格式向归口管理部门提交书面建议。二是建议受理。归口管理部门收到建议后对建议进行登记编号，并对建议内容是否符合建议要求进行审核，对拟采纳建议纳入评审范围，对不属于建议范围或不能采纳建议予以退回。三是建议评审。归口管理部门组织由企业专业部门人员或相关部门人员构成的评审小组，对受理的建议依据应用范围、完整程度、创新性等要素进行评分，确定对建议内容的奖励等级，给予建议人奖励。四是建议实施。归口管理部门对受理建议，尤其是拟奖励建议，进行实施立项，转交相关责任部门予以实施，并在实施过程中对实施进度进行跟踪催办。五是建议实施后效益认定。指归口管理部门组织评审小组和财务部门对建议实施后在一定时期范围内产生的效果，依据作用范围、作用时效、改善程度等要素进行评估，确定对建议实施效果的奖励等级，给予建议人和建议实施人员奖励。六是建议奖励。指企业依据对建议内容的奖励等级和对建议实施效果的奖励等级的认定，由相关部门将奖金兑现给建议人和建议实施人员。

（2）建立完善的管理机构。员工提出的建议交给谁、谁先看、谁来评价、谁来奖励，关系到流程的顺畅流转，应在企业内部明确相应管理机构与职能职责，为建议工作机制的形成提供组织保障。一是明确归口管理部门职能职责。具体负责制定建议工作机制相关规则、受理员工建议、组织建议评审和建议实施效益认定、协调推动建议实施等日常管理工作。二是明确相关部门职能职责。如财务部门具体负责对建议实施的效益认定，相关部门负责建议奖金的拨付兑现。三是组建评审小组，明确评审小组的职能职责。成立由相关专业人员或相关部门业务人员组成的评审小组，负责对受理建议的评审和建议实施的效益认定。

（3）建立统一的评价标准。如何评价建议内容的优劣？如何认定建议实施所产生效益和效果的大小？对建议人和建议实施者而言，评价的过程与结果直接关乎员工继续参与的热情和积极性。需要建立统一的、清晰的、公开透明的建议评审标准和建议实施效益认定的评估标准，保证建议的价值和建议实施的效益认定能够得到公平、公正的体现，避免评价建议质量优劣、评估建议项目效益大小靠「拍脑袋」，导致有价值的建议被埋没，挫伤员工的积极性。重点来讲，对建议内容本身的评审主要可从适用范围、完整程度、创新意识、可行性等方面设置相关指标，配以相应分值进行评价。对建议实施所产生效益的认定，则主要可从作用范围、作用实效、改善程度等方面设置相关指标，配以相应分值进行评估。

（4）建立及时的奖励措施。及时设置并兑现奖励，能有效推动建议工作机制的正常运转。企业可以结合对建议的评审，对建议人设置专项奖励，分级设立奖励标准和奖励等级，对应明确奖励金额，其设置的目的在于激励员工深入思考问题、提出高质量的建议。同时可以结合对建议实施后效益认定的评估，对建议的实施项目的参与者设置奖励，奖金可直接与建议实施带来的效益按比例挂钩，也可以根据评估的情况分级设立奖励标准和奖励等级，对应明确奖励金额，其设置目的在于激励员工和相关部门积极推动建议实施。另外，企业还需要建立奖励审批拨付的制度办法，确保奖励拨付公开公正、及时透明，并最终兑现到奖励人手里。

（5）建立配套的推进机制。建议工作机制只有持续长效，才能为企业形成「追根究底、止于至善」的文化，使积极为企业建言献策成为员工自觉的行为习惯。要保证持续长效，应探索建立相应的配套推进机制。一是保证建议不断提出的引导机制。通过教育引导，让大家明白企业经营管理改善了，员工成长环境和生活条件才会随之改善；通过措施激励，将物质奖励与精神奖励并重，将提建议表现与评比先进、职级晋升、选送培训等方面优先挂钩，持续调动员工积极性；通过考核排名，下达适当的建议提报任务数，定期公布考核排行，促使提建议成为员工们日常工作的组成部分。二是保证建议顺利流转的运行机制。通过指定责任部门和责任人，加强对建议流程中流转环节的时间节点控制，及时跟踪督办，对相关部门超时限的处理责任人实行考核问责，保障建议工作机制的运行效率。三是保证评价公平公正的评审机制。通过不断加强对评审小组的管理，要求评委阐明评分高低的理由和依据，公示建议内容和评委身份，使其接受群众和其他评委的双重监督，对不符合要求的评委及时淘汰更替，进一步强化评委的责任意识。四是保证建议工作做好做实的动力机制。火车跑得快，全凭车头带。任何工作要过好，领导关注是关键。企业的领导干部对于员工的建议要引起重视，应该带头看建议、认真读建议，牵头实施建议。领导关注，是除了奖励之外，另一个促动员工爱提建议、各方面力量积极参与并推动建议工作的一个极其重要的因素。台塑集团董事长王永庆老先生就很重视阅读员工建议。五是保证建议工作持续开展的常态机制。通过将建议工作机制明确到部门职责，安排专人从事管理工作，定期召开例会研讨工作进展情况，及时发布相关工作信息，促使建议工作机制融入企业日常管理，变成一项常态化工作，持续、长久、良性开展下去。

作者 刘军星